Кога трябва да подаваш декларация/одиторски файл (XML по Наредба Н-18) към НАП за онлайн търговци (2025)?

1. Кога е задължително

• Задължително е ако ИЗБЕРЕШ да не използваш касов апарат (ФУ), а си онлайн магазин и:

  • Приемаш неприсъствени плащания с кредитна/дебитна карта (например през Stripe, myPOS, Braintree и др.)

  • ИЗДАВАШ електронни касови бележки вместо фискални бонове.

• Файлът се подава до 15-то число на следващия месец за всички продажби с такива плащания през изминалия месец.

2. За кои плащания се издава и подава файл

• Да, задължително:

  • Плащания с карта през сайта/виртуален POS

  • Плащания с карта през PayPal (ако парите идват от карта, не от баланс)

• НЕ се изисква (не се включват в одиторския файл):

  • Плащания по банков път

  • Плащания с наложен платеж чрез куриер (Еконт, Спиди) – не са плащане „в брой“ според закона!

  • Плащания с PayPal баланс (от друг PayPal акаунт, не с карта)

  • Пощенски паричен превод

3. Задължително ли е?

• Не е задължително, ако ползваш касов апарат/ФУ за всички продажби, независимо от вида на плащането.

• Задължително е, ако ИЗБЕРЕШ да ползваш алтернативния режим (електронни касови бележки и одиторски файл) за плащания с карта.

4. Поддръжка на валута в евро – задължителна при двойна отчетност

Наредбата вече позволява (и ще изисква в бъдеще) във фискалния бон да бъде показана:

• Обща сума на плащането в BGN и в EUR;

• Обменен курс, използван за конвертиране.

• Това важи само за общата сума, не за всеки артикул по редове.

Какво значи това за вас?

Ако имате международни клиенти, или се готвите за преминаване към евро след 2025 г., трябва да:

• Покажете крайната сума и в евро;

• Изчислявате стойността по курса 1.95583 (или официалния за деня);

• Показвате курса в бона (пример: „1 EUR = 1.95583 BGN“).

• Обозначаване на „оператор“ в електронната бележка

Наредбата изисква всяка бележка да съдържа име или идентификатор на оператора, който е извършил продажбата.

В контекста на онлайн магазин това може да бъде:

• Имейл или име на администратора;

• Име на автоматизиран процес: „Online System“ или „API Checkout“;

• Формулировка „Издал: Онлайн платформа“ е напълно валидна.

5. Какво се случва, ако не спазвате изискванията?

Неспазването на Наредба Н-18 може да доведе до:

• Глоби от НАП (от 500 до 10 000 лв. за физически лица и фирми);

• Забрана за използване на системата;

• Отнемане на регистрацията на онлайн магазина (в случаи на рецидив);

• Загуба на доверие от клиенти при липса на документи.
  
  

Обобщение

• Ако приемаш плащания с карта и не ползваш касов апарат, задължително подаваш одиторски файл за тях.

• За банков превод, наложен платеж и PayPal баланс – НЕ се подава.

• Файлът се подава до НАП всеки месец, до 15-о число на следващия месец.

• Линк до официалния документ от НАП: https://nra.bg/wps/portal/nra/zakonodatelstvo/zakonodatelstvo_priority/238edf96-5722-4993-9eeb-1ab7082e6e7b

Ъпдейт 24.11.2025г.: Пробвайте нашият безплатен инструмент за конвертиране на Stripe transactions csv към НАП XML одиф файл за фирми, които приемат плащания чрез Stripe:

• Имаме безплатен валидатор на НАП XML файлове според тяхните изисквания със супер подробните указания за грешка
  

• Генерирай НАП XML файлове от Stripe CSV Експорти
  

• Регистрирай неограничени компании като системата помни данните за всяка една и няма да има нужда от ръчно въвеждане всеки път

• Безплатна регистрация
  

• Единственото безплатно решение в България за конвертиране на Stripe плащания към НАП XML файл: https://stripe2napxml.webgods.bg/
  
  Повече може да научите в детайлният ни пост относно инструмента как се ползва, за кого е полезен и как се сравнява с платените алтернативи.